Regole per l'uso dell'AI in azienda: 7 punti da mettere per iscritto

In molte aziende l'AI è entrata dalla porta di servizio. Un collaboratore prova ChatGPT per un'email, poi lo usa per i preventivi, poi per riassumere i contratti. Nessuno l'ha deciso e nessuno ha detto cosa si può fare.

Un regolamento interno non deve essere lungo. Una pagina chiara, letta da tutti, vale più di un documento di venti pagine che nessuno apre. Questi sono i sette punti da mettere per iscritto.

1. Quali strumenti sono ammessi

Un elenco breve: quali strumenti, con quale account, per quali attività. Gli account personali e gratuiti andrebbero esclusi dal lavoro, perché non sai dove finiscono i dati.

2. Quali dati non si inseriscono mai

Dati personali dei clienti, dati sanitari, credenziali, documenti riservati, informazioni sui dipendenti. Meglio una lista concreta che un principio generico. Se un dato serve, si toglie il nome o lo si sostituisce.

3. Cosa va sempre controllato da una persona

Un testo che esce verso un cliente, un numero in un preventivo, un riferimento normativo. L'AI può sbagliare con grande sicurezza. Chi invia resta responsabile di quello che invia.

4. Quando dirlo al cliente

In alcuni casi l'uso dell'AI va dichiarato. Per i professionisti, la legge italiana sull'intelligenza artificiale (n. 132/2025) chiede di informare il cliente quando si usano questi strumenti. Chi usa chatbot o assistenti verso il pubblico deve considerare anche gli obblighi di trasparenza dell'AI Act.

5. Chi decide sui nuovi strumenti

Ogni settimana esce uno strumento nuovo. Serve una persona che lo valuti prima di adottarlo: cosa fa con i dati, quanto costa, se serve davvero.

6. Chi viene formato e come

L'AI Act chiede alle aziende di sostenere l'alfabetizzazione di chi usa l'AI per loro conto. Scrivete chi riceve formazione, su cosa e ogni quanto. Tenete traccia di date e partecipanti.

7. Cosa fare quando qualcosa va storto

Un dato inserito per errore, una risposta sbagliata arrivata a un cliente. Serve sapere a chi dirlo e cosa fare subito. Chi segnala un errore non deve avere paura di farlo, altrimenti gli errori restano nascosti.

Come introdurle

Le regole funzionano se le persone capiscono il perché. Il momento giusto per presentarle è una sessione di formazione, con esempi presi dal vostro lavoro: un'email vera, un documento vero, una richiesta vera di un cliente.

Dopo qualche mese conviene rileggerle. Gli strumenti cambiano, e cambia anche il modo in cui il team li usa.

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